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Moderne Büroeinrichtung
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Die Zeiten von steifen, traditionellen Konferenzzimmern mit langen Tischen, schweren Sesseln und den Portraits der Gründer sind längst vorbei. Moderne Unternehmen setzen auf Flexibilität und Kooperation. In der Arbeitswelt dominieren New Work, hybrides Arbeiten und moderne Führungsprinzipien. Die Gestaltung und Bedeutung von Besprechungsräumen hat sich weiterentwickelt. Es geht weniger als früher um die Außenwirkung, als vielmehr um Identifikation. Der Raum für Treffen und Austausch soll heute ein inspirierendes und kreatives Umfeld bieten. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen einige wertvolle Tipps geben, wie Sie Ihren Besprechungsraum, Schulungsraum oder Team-Treffpunkt optimal einrichten und was es zu beachten gilt, um die Produktivität und die Zusammenarbeit von internen und externen Teams zu fördern.
Die Digitalisierung hat die Büroarbeit in den letzten Jahren am stärksten verändert.
In Ihren Konferenzräumen werden wichtige Entscheidungen getroffen, Geschäfte vorbereitet und abgeschlossen oder Bewerber empfangen. Kahle, weiße Wände, vertrocknete Topfpflanzen, veraltete Technik, unbequemen Bestuhlung oder gewaltige Konferenztische sind heute ein No Go. Auch trostlose Farben und Lichtverhältnisse sind Faktoren, die sich negativ auf die Stimmung aller Beteiligten auswirken kann. Es lohnt sich also, sich zu fragen, wie die wichtige Rolle des Konferenz- und Besprechungsraums definiert werden soll.
Die wichtigste Frage: Welchen Anforderungen und welche Aufgaben sollen Ihre Besprechungsräume erfüllen?
Je nach Unternehmenstyp, Größe, Branche, Unternehmenskultur und Zielsetzungen können Ihre Konferenz- oder Meetingräume stark variieren. Planen Sie zunächst die Größe und Verwendung von Meeting-Räumen. Brauchen Sie vor allem repräsentative Räume für Besprechungen mit Partnern, Kunden und Lieferanten? Benötigen Sie mehrere ruhige Orte für den kreativen Austausch und die Zusammenarbeit der Teammitglieder eines Projektes? Gibt es in Ihrem Haus häufig Präsentationen, Workshops, Lehrgänge und Schulungen? Oder ist die Diskretion und Vertraulichkeit bei Ihnen besonders wichtig? Zum Beispiel in Kanzleien oder Steuerbüros sollten andere Mitarbeitende oder externe Personen nicht mithören können. All das sollten Sie bei der Lage, dem Ausbau und der Ausstattung Ihrer Besprechungsräume vorher klären. So viel zur allgemeinen Nutzung. Kommen wir nun zu den wichtigsten Themen, die es bei Gestaltung und Einrichtung zu beachten gilt:
Tipp 1: Technologie und Konnektivität frühzeitig einbauen
Die Konferenzraum Ausstattung braucht heute vor allem eine zuverlässige Internetverbindung, aktuelle Präsentationsgeräte und Medientechnik sowie Videokonferenzsysteme, Projektoren und ein interaktives Whiteboard. So funktionieren Meetings und die Kommunikation auch Standort unabhängig. Die Technik des Raumes sollte möglich geplant und installiert werden, bevor Wände und Böden fertig sind. Durch Wireless-Präsentationstechnologien werden drahtlose Übertragungen immer einfacher. Bildschirminhalte können von Laptops, Tablets oder Smartphones auf den Hauptbildschirm übertragen werden. Je nach Nutzung brauchen Sie auch Mikrofone, Lautsprecher, Kameras und die passende Software, um Veranstaltungen auch remote zur Verfügung zu stellen. Sorgen Sie auf jeden Fall für ausreichend Ladestationen für alle Anwesenden.
Tipp 2: Funktion und Ergonomie im Besprechungsraum sind entscheidend
Produktivität und Anpassungsfähigkeit sind unerlässliche Fähigkeiten eines Unternehmen. Diese sollen sich auch in der Einrichtung und dem Design der Besprechungszimmer widerspiegeln. Komfortable und ergonomische Möbel wie bequeme Stühle und ein flexibler Konferenztisch sind entscheidend, um die Gesundheit der Mitarbeitenden zu schützen und die Motivation zu erhalten. Auch wenn es mal länger dauert. Neben der Basisausstattung Stühle, Sessel und Tische, sind eine angenehme Raumtemperatur und Frischluftzufuhr wichtig, damit sich alle Anwesenden auf das Meeting konzentrieren können, ohne durch körperliche Beschwerden abgelenkt zu werden.
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Stefan Wendel, Gründer und Geschäftsführer Büroplan
Auch die Funktionen von Licht im Konferenzraum dürfen Sie nicht unterschätzen. Dabei ist einmal eine gute Beleuchtung wichtig, die gleichmäßiges, flimmer- und blendfreies Licht liefert. Aber auch die Regulation von Tages- und Sonnenlicht müssen Sie im Auge behalten. Wer hat nicht schon einmal hektisch versucht, die Fenster zu verdunkeln, weil seine Präsentation durch zu viel Sonnenlicht nicht mehr zu erkennen war. Ideal sind Lichtverhältnisse, die individuell einstellbar sind, von taghell bis zur gemütlichen Kino-Atmosphäre.
Tipp 3: Corporate Design und Kommunikation sorgen für Identifikation
Die Gestaltung des Besprechungsraums sollte eine inspirierende Atmosphäre schaffen, die die Kreativität und das Engagement der Menschen im Raum fördert. Farben, Beleuchtung, Kunstwerke und andere ästhetische Elemente können dazu beitragen, eine positive Stimmung zu schaffen. Eine weitere wichtige Aufgabe dieser Räume ist es, die Identität des Unternehmens widerzuspiegeln. Zitieren Sie z. B. das Logo oder die Unternehmensfarben dezent im Interieur. Nutzen Sie die Wände, um Ihre Unternehmenswerte oder die aktuelle Werbung vorzustellen. Oder zeigen Sie, welche Auszeichnungen oder Awards Ihre Mitarbeitenden oder die Firma errungen hat. Das macht Eindruck bei Externen und erfüllt die eigenen Leute mit Stolz.
Haben Sie noch eine Wand frei? In fast jedem Raum ist Platz für ein bisschen Marketing und Werbung
Tipp 4: Konzentration und Diskretion durch Raum-in-Raum-Lösungen
Viele UnternehmerInnen entscheiden sich heute bei der Einrichtung ihrer Büroflächen für Open Space oder Multi Space Büros. Hier sind die Arbeitsbereiche großzügig und offen gestaltet. Es gibt oft einen zentralen Bereich für gemeinsame Aktivitäten wie Meetings oder Kaffeepausen, während die Arbeitsplätze selbst in der Regel durch Schreibtische oder Trennwände voneinander getrennt sind. Neben den offenen und kollaborativen Räumen benötigen Sie aber auch Bereiche, in denen Mitarbeiter ungestört arbeiten, vertrauliche Gespräche führen oder ausruhen können.
Nooxs Think Tank von Bene: Schalldämmende Raum-in-Raum Systeme als Denkzellen
Hier bieten Raum-in-Raum-Lösungen viele clevere Möglichkeiten. In sogenannten Arbeitskabinen, Telefonboxen, Akustikboxen, Meetingräume oder Lounge-Bereichen lässt sich auch nachträglich ein Konferenzraum einrichten. Sitzungen und Meetings können hier in ruhiger Atmosphäre stattfinden, ohne dass Gespräche nach draußen dringen oder dass Geräusche von außen die Besprechung stören. mehr zu diesem Raumkonzept finden Sie in unserem Blog-Beitrag "Raum-in-Raum-Lösungen für moderne Bürokonzepte".
Tipp 5: Inklusiv und barrierefrei einrichten
Für die Arbeitsplatzgestaltung gibt es bereits eine Reihe von Verordnungen und Regeln, die barrierefrei Zugänge von Büros, Toiletten und Parkplätzen vorsehen. Achten Sie darauf, dass auch in Besprechungsräumen die Bedürfnisse aller Mitarbeiter berücksichtigt werden, unabhängig von ihren körperlichen Fähigkeiten. Für sinneseingeschränkte ArbeitnehmerInnen oder BesucherInnen, wie Sehbehinderte, Blinde, Hörbehinderte und Gehörlose sind besondere technische Hilfsmittel erforderlich.
Bei der Wahl des richtigen Raumes für Konferenzen gilt es besonders auf die Atmosphäre zu achten.
Tipp 6: Nachhaltig und energieeffizient ist ein Muss
Immer mehr Firmen punkten bei ihrer Belegschaft durch respektvollen und bewussten Umgang mit Energie und Ressourcen. Umweltbewusstsein wird immer wichtiger und macht auch vor der Gestaltung von Besprechungsräumen nicht Halt. Die Entscheidung für CO2-neutrales Wirtschaften zieht sich meist durch alle Bereiche und Abteilungen des Unternehmens. Wählen Sie, um Ihren neuen Besprechungsraum einzurichten, umweltfreundliche Materialien und Möbel, die recycelt und wiederverwendet werden können. Integrieren Sie energiesparende Beleuchtungsoptionen wie LED-Lampen und stellen Sie sicher, dass die Räume gut isoliert sind, um den Energieverbrauch zu reduzieren. Ein nachhaltig gestalteter Besprechungsraum mit zeitgemäßer Ausstattung zeigt Ihr Engagement und ist ein positives Signal an alle in Ihrem Unternehmen.
Energieeinsparung und die Verwendung von erneuerbaren Energien macht auch im Büro Sinn.
Tipp 7: Feedback und Verbesserung einfließen lassen
Auch der schönste Konferenzraum hat vielleicht noch Verbesserungspotenzial. Gibt es vielleicht einen Störfaktor wie schlechte Akustik, zu viel oder zu wenig Licht, schlechte Luft? Fehlt noch etwas an beim technischen Equipment? Sind die Möbel unbequem, unflexibel oder veraltet? Werden mehr oder weniger Konferenzräume gebraucht? Oder in anderen Größen?
Da sich Ihr Unternehmen immer wieder verändert und anpasst, wird auch die Gestaltung Ihrer Besprechungsräume ein kontinuierlicher Prozess bleiben. Bitten Sie MitarbeiterInnen regelmäßig um Ihr Feedback zu den Räumen! Fragen Sie nach Vorschlägen zur Verbesserung! Jedes Team und jede Abteilung kann unterschiedliche Bedürfnisse und Wünsche haben. Es ist daher wichtig, flexibel zu sein und die Räume - bei Bedarf - entsprechend anzupassen. Mitarbeitende fühlen sich wertgeschätzt, wenn ihre Meinungen gehört und ihre Vorschläge umgesetzt werden.
Und vergessen Sie nicht: Mitarbeiter innen und Mitarbeiter schätzen es, freundlich gestaltete und repräsentativen Besprechungsräume zu nutzen. Zum einen, weil sie sich dort wohl fühlen. Zum anderen, weil Sie Kunden, Geschäftspartnern und Bewerbern gegenüber einen gewissen Stolz empfinden.
Passender Besprechungsräume sind die Basis für geschäftlichen Erfolg.
Die Größe, Einrichtung und Atmosphäre Ihre Besprechungsraums kann den Verlauf von Meetings maßgeblich beeinflussen. Stellen Sie die wichtigsten Elemente sicher, um die Produktivität und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu verbessern.
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Ergonomische, flexible Büromöbel
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Einwandfrei funktionierende, moderne Technik
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Angenehmes Licht
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Gute Akustik
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Perfekter Service während einer Sitzung
Eine gut gestaltete Arbeitsumgebung zeigt auch nach innen und außen, dass Ihr Unternehmen modern und innovativ ist, was wiederum potenzielle MitarbeiterInnen und Kunden ansprecht. Investieren Sie daher Zeit und Ressourcen in die Gestaltung jedes Konferenzraumes. Schließlich sind sie das Aushängeschild jeder Organisation.
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