Open Space Büro

In den letzten Jahre, besonders durch die Pandemie und nach der Pandemie, haben sich die Arbeitsweisen und Anforderungen an unsere Büros massiv verändert. Unternehmen, die sich heute für ein neues Bürokonzept entscheiden, prüfen natürlich auch die verschiedenen Versionen von offenen Office-Lösungen. Aber was genau ist ein Open Space Office und warum ist es gerade jetzt so beliebt? In diesem Artikel werden wir uns genauer mit dieser Einrichtungsform auseinandersetzten und Ihnen die Vor- und Nachteile aufzeigen. Sie erfahren alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie sich für eine Open Space Lösung entscheiden.

Was ist ein Open Space Büro?

Zuerst: Ein Open Space Büro ist kein Großraumbüro, wie Sie es vielleicht noch in schlechter Erinnerung haben. Auch heute findet die Arbeit in einem offenen Büro, ohne feste Wände statt. Aber sonst ist fast alles anders. Chefs, Führungskräfte und Mitarbeiter sitzen in einem Raum zusammen, ohne voneinander abgeschirmt zu sein; so brechen Hierarchien auf. Das Open Space Office ist ein Arbeitsplatzdesign, das sowohl die traditionelle Kabinen oder geschlossene Büros meidet, als auch die stressigen, lauten „Legebatterien“, die in den 90er und 2000er Jahren modern waren. Diese Modell bevorzugt eine offenen, kollaborativen Umgebung Auch hier arbeiten MitarbeiterInnen in einem gemeinsamen Raum, oft ohne Barrieren oder Wände, die sie voneinander trennen. Dennoch ist das Raumdesign so abgestimmt, dass die Kommunikation, Zusammenarbeit und Ideenentwicklung unter den Teammitgliedern gefördert wird.

Die Geschichte der Open Space Büros

Open Space Büros wurden bereits in den 1950er Jahren in Deutschland erfunden. Die Hamburger Brüder Wolfgang und Eberhard Schnelle entwickelten neuartige Konzepten der Büroraumgestaltung – sogenannte Bürolandschaften, die auch in den USA viel Akzeptanz fanden. Das Unternehmen firmierte anfänglich unter dem Namen KG Organisationsteam Eberhard und Wolfgang Schnelle GmbH. Schon Ende der 1950er entwickelten die beiden radikal inniovative Bürokonzepte. 1962 ging das Quickborner Team daraus hervor. Ihr Ziel war es, „unter menschlicher Arbeit eine schöpferischen Tätigkeiten zu verstehen“. Die Mitglieder des Quickborner Teams verstanden sich als „Experten für Kooperationstechnik.“ Die Nachfolgeorganisation der Schnelle-Brüder berät übrigens bis heute namhafte Unternehmen auf der ganzen Welt und entwickelte ihre offenen Bürolandschaften stetig weiter.

Was sind die Ziele eines Open Space Büros?

Das Konzept sollte in erster Linie die Effizienz und Produktivität der Büroarbeit verbessern. Eine bessere Arbeitsatmosphäre, mehr Freiräume für die Einzelnen, mehr Austausch innerhalb von Gruppen. schuf. Das Design verbreitete sich vor allem in den 1990er und Anfang der 2000er Jahre. Hier begann der Aufstieg der Technologie-Start-ups, die Open Offices als Möglichkeit zur Förderung von Kreativität und Innovation sahen. Aus dieser Grundhaltung hat sich auch die modernen und flexiblen Formen der Arbeitsorganisation von New Work entwickelt.

Open Space Büro und Multi Space Büro – es gibt auch Unterschiede.

Open Space Büro und Multi Space Büro sind nah verwandt. Doch es gibt auch Unterschiede: Im Open Space sind die Arbeitsbereiche, in einem großen Raum ohne Wände oder Trennwände. Es gibt oft einen zentralen Bereich für gemeinsame Aktivitäten wie Meetings oder Kaffeepausen, während die Arbeitsplätze selbst in der Regel durch Schreibtische oder Trennwände voneinander getrennt sind.

Ein Multispace-Büro ist sozusagen der Joker unter den Bürokonzepten. Es kombiniert Einzel-, Großraum- und Kombi-Büros und macht so verschiedenen Arbeitsformen möglich. Vergleichbar mit unserem Zuhause, wo wir auch unterschiedliche Räume für unterschiedliche Tätigkeiten nutzen: Kochen in der Küche, Duschen im Bad und Schlafen im Schlafzimmer.
Die Arbeitsform in einem Multispace-Umfeld (Raumkonzept) wird als Activity Based Working bezeichnet. Auch bei diesem New Office Konzept haben Mitarbeitende keinen fest definierten Arbeitsplatz für jede Tätigkeit. Sie entscheiden sich jeweils für den Raum, der zum Thema und zur Aufgabe oder Arbeitsbereich passt. Das kann ein ruhiges Plätzchen sein, wie ein Telefon-Cube oder ein Treffpunkt für Kommunikation und und Austausch von Ideen.

Im Vergleich zu einem Open Space Konzept bieten Multi Space Büros den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen mehr Flexibilität und Wahlmöglichkeiten. Es fördert die Zusammenarbeit und Produktivität, da es auch ausreichend Rückzugsmöglichkeiten und Ruhezonen gibt.

Ein Open Space Office ist kein Großraumbüro.

Wie eingangs erwähnt: Das Großraumbüro und ein Open Space Büro zwar haben einige Ähnlichkeiten, aber er handelt sich um völlig unterschiedliche Konzepte. Ein Großraumbüro ist ein großer Raum, in dem die Mitarbeiter in der Regel in engen Reihen von Schreibtischen oder Kabinen arbeiten. Es gibt oft wenige Wände oder Trennwände. Der Geräuschpegel und die Ablenkung durch die Kollegen war oft sehr hoch. Ein konzentriertes Arbeiten oder Telefonieren war hier fast unmöglich. Die oft sehr eng beieinander liegenden Arbeitsplätze boten keine Privatsphäre.

Auch ein Open Space Büro besteht aus einem großen Raum, jedoch sind die Arbeitsplätze anders und besser organisiert. Der Raum wird oft flexibel eingerichtet, sodass Bereiche für Gruppenarbeiten oder Meetings nach Bedarf einstehen können. Besprechungsräume oder Ruhezonen sind ebenfalls vorhanden.

Der große Unterschied ist, dass Open Space Büros den Mitarbeitenden mehr Flexibilität und Freiräume bieten, um ihre Arbeitsumgebung an ihre Bedürfnisse anzupassen. Aber auch hier brauchen Sie eine professionelle Büroplanung, um die Flächen optimal zu nutzen und die Bedürfnisse der Organisation und ihrer Menschen anzupassen.

Die Vorteile von Open Space Büro

Durch die Kombination der unterschiedlichen Arbeits- und Kommunikationszonen können MitarbeiterInnen flexibel die für die Arbeit passende Raumzone aufsuchen. Das Arbeiten in Open Space Büros wird oft mit dem non-territorialem Arbeiten kombiniert. Als moderne Büroform vereint das Open Space Office viele Vorzüge:

• Höhere Flexibilität Ihres Unternehmens
• Beschleunigung von Prozessen und Abläufen
• Bessere Zusammenarbeit und Kommunikation
• Vereinfachte Organisation
• Erhöhen der Attraktivität für Mitarbeitende
• Gesundes Arbeitsumfeld
• Umfeld für Ideen, Inspirationen und Innovationen
• Effiziente Nutzung von Büroflächen

Tatsächlich liegen die Hauptvorteile eines Open Space Office in der verbesserten Zusammenarbeit. Wer in einem gemeinsamen Raum arbeiten, ist eher dazu geneigt, über Projekte zu sprechen und die KollegInnen einzubeziehen. Gespräche zu führen und Ideen auszutauschen, wird einfacher. Das führt zu einer dynamischeren und produktiveren Arbeitsumgebung. Flexible Grundrisse ermöglichen die ad-hoc Zusammenarbeit von Teams verschiedener Größen und Aufgaben.

Ob dadurch die Entscheidungsprozesse effizienter und Projektphasen verkürzt werden, liegt nicht nur an der Einrichtung, sondern der Organisation selbst.

Wichtiger Faktor: Kosteneffizienz

Ein Gegensatz zu traditionellen Büroeinrichtungen können leerstehende Einzelbüros und selten genutzte Konferenzräume vermieden werden. Eingesparte Kosten können Sie dann in eine moderne Bürogestaltung investieren, was Ihr Büro für neue KollegInnen attraktiver macht.

Nachteile eines Open Space Büros

Lärm und Ablenkungen

Am häufigsten bemängelt wird von den Mitarbeitenden die zu hohe Lautstärke. Telefonate oder konzentriertes Arbeiten wird mit einem hohen Lärmpegel fast unmöglich. Ohne Wände oder Türen kann es schwierig sein, sich auf individuelle Aufgaben oder Gespräche zu konzentrieren.

Mangel an Privatsphäre

An zweiter Stelle liegt die fehlende Privatsphäre. Das Aufstellen von Raumteilern genügt nicht. Es ist klar, dass MitarbeiterInnen sich unwohl fühlen, sensible oder persönliche Angelegenheiten in einer offenen Umgebung zu diskutieren. Als Lösung hierfür dienen oft separierte Einzelbüros, Telefonboxen oder abgeschlossene Konferenzräume.

Mangel an persönlichem Raum

Mit wenig Wänden und Räumen kann es schwierig sein, einmal zur Ruhe zu kommen und auch einen privaten Raum zu finden. Jeder Arbeitgeber sollte darauf achten, Arbeitsbereiche einzurichten, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmt sind, indem zum Beispiel Ruhezonen für konzentriertes Arbeiten, Gemeinschaftsbereiche für kreative Zusammenarbeit oder separate Arbeitsbereiche für Teams geschaffen werden. Eine weitere Lösung sind flexible Arbeitsmodelle. Von zu Hause oder von anderen Orten aus zu arbeiten, kann dieses Bedürfnis erfüllen. Letztendlich hängt die Lösung, wie f Open Space Büros genutzt werden, von der Unternehmenskultur und den Bedürfnissen der Mitarbeiter ab.

Strenger Verhaltenskodex

Um den Frieden zu sichern, werden von der Geschäftsleitung oft strenge Regeln verordnet, die das Verhalten und die Zusammenarbeit steuern sollen. Fenster geschlossen halten oder öffnen, nur leise sprechen, keine Musik, kein Essen, Ordnung halten… damit fühlen sich aber vielen Menschen eingeschränkt, was mit der Zeit nerven und Stress verursachen kann.

Krankheitsübertragung

Das Risiko der Übertragung von Krankheiten wächst im Open Space. Mit vielen Mitarbeitern in einem gemeinsamen Raum ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sich Krankheiten verbreiten können.

Wie man ein Open Space Office erfolgreich einrichtet

Bevor Sie ein Open Space Büro in Ihrem Unternehmen implementieren, brauchen Sie einen Plan. Hier sind einige Tipps, um sicherzustellen, dass es ein Erfolg wird:

Investieren Sie in die Akustik!

Um das Potenzial für Lärm und Ablenkungen zu minimieren, sollten Sie in akustische Lösungen investieren, wie z. B. Schallschutzpaneele oder Schallabsorber. Open Space Büros von Call-Centern werden oft als negatives Beispiel genutzt. Zu diesem Thmenekomplex haben wir bereits einen Artikel verfasst: In unserem „Ratgeber für besseren Schallschutz im Büro“ erfahren Sie alles, was den Lärmpegel senken kann.

Schaffen Sie Raum für Privatsphäre!

Ob Telefonboxen, kleine Besprechungsecken oder eine Dachterrasse – geben Sie Ihren MitarbeiterInnen auch die Möglichkeit sich zurückzuziehen.

Organisieren Sie klare Arbeitsabläufe!

Klare Vorgaben, Prozesse und Abläufe helfen der Belegschaft und verbessern die Ergebnisse. Fehlt der Zugang zu Standards und Abläufen, entsteht leicht „Hoheitswissen“ mit Qualitätsrisiken bei Ausfall bestimmter Mitarbeitenden. Das Einarbeiten in Vertretungsfällen wird unnötig erschwert. Gerade im Open Space Büro kann das schnell zu einem Gefühl von Chaos führen, was den Ergebnis abträglich ist. Checklisten und gute Jobdiscriptions können helfen.

Schulen Sie die Mitarbeitenden!

Ob Führungskräftetraining, Arbeitssicherheit oder bessere Kommunikation – kein Unternehmen kommt am Thema Mitarbeiterschulung vorbei. Scheuen sich nicht, die Kompetenz Ihrer Belegschaft mit einem klaren Schulungskonzept anzugehen. Der Schlüssel zur Mitarbeiterbindung ist eine leistungsorientierte Kultur, in der flache Hierarchien, eigenverantwortliches Arbeiten und gemeinsames Lernen Programm sind. Also: Es wird Zeit für den ersten Workshop.

Fazit

Auch wenn viele Führungspersonen den Wunsch haben, die eine optimale Büroform zu finden – es gibt sie leider nicht. Zwar bemühen sich Unternehmen, Wissenschaftler und Büroplaner Arbeitsplätze so gut wie möglich zu gestalten, aber das Problem liegt in der Vielseitigkeit der Aufgaben und Ansprüche. Neben den unterschiedlichen individuellen Persönlichkeiten und Vorlieben treffen im Büro auch verschiedene Generationen aufeinander. Ihre Vorstellungen und Erwartungen sind sehr verschieden und einem ständige Wandel unterworfen. BÜROPLAN kennt diese Business seit fast 35 Jahren und ist darauf spezialisiert, herauszufinden, was Sie brauchen, um in Ihrem Büro perfekt arbeiten zu können. Open Space Büro oder nicht. Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne zu allen modernen Bürokonzepten.

Häufig gestellte Fragen